NORMAS SOBRE REGISTROS
1.
Art. 123. Soportes. Teniendo en
cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que
se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen
interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan
en ellos o los elaboren.
2. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad
respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse
archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
3.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan
otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros
auxiliares o de detalle.
4.
Art. 124. Comprobantes de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde
se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en
comprobantes de contabilidad elaborados previamente.
5.
Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los
soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.
6.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados
consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas
que los hubieren elaborado y autorizado.
7.
En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de
las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.
8.
La descripción de las cuentas y de las transacciones puede
efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá
registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos
utilizados según el concepto a que correspondan.
9.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes
periódicos, a lo sumo mensuales.
10.
Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida
correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se
registren en orden cronológico todas las operaciones.
11. .
Art. 125. Libros. Los estados
financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se
hubieren asentado los comprobantes.
14.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se
garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que
se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y
tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.
15.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y
a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
16.
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en
forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
17.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por
cada cuenta, sus movimientos debitó y crédito, combinando el movimiento de los
diferentes establecimientos.
18.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes
de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
19.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal
fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:
20.
a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se
registren en los libros de resumen en forma global;
21.
b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las
actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar
por separado la contabilidad de sus operaciones;
22.
c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las
cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las
transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o
cancelaciones que se hagan de unas y otras;
23.
d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o
por grupos homogéneos;
24.
e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos
preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.
25.
5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos
colegiados de dirección, administración y control del ente económico.
26.
6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.
27.
Art. 126. Registro de los libros. Cuando la ley así lo
exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado
previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades competentes
en el lugar de su domicilio principal.
28.
En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben
registrar ante la Autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el
establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña
del establecimiento.
29.
Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros
auxiliares no requieren ser registrados.
30.
Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo
libro se requiere que:
31.
1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o
32.
2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente
económico.
33.
Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio
libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su
defecto de un contador publico. Si la falta del libro se debe a pérdida,
extravío o destrucción, se debe presentar copia auténtica del denuncio
correspondiente.
34.
Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las
series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de
seguridad impuesto en cada uno de ellas.
35.
Las autoridades o entidades competentes puede proceder a destruir
los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados
cuatro (4) meses de su inscripción.
36.
Art. 127. Lugar donde deben exhibirse los libros. Los libros deben exhibirse
en el domicilio principal del ente económico.
37.
Art. 128. Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico
contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las
operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen
máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o
similares.
38.
El ente económico debe conservar los medios necesarios para
consultar y reproducir los asientos contables.
39.
En los libros se deben anotar el número y fecha de los
comprobantes de contabilidad que los respalden.
40.
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los
auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su
saldo.
41.
En los libros esta prohibido:
42.
I . Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones
a que estos se refieren.
43.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al
texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de
contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran
"espacios en blanco" los renglones que no es posible utilizar,
siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la
integridad de las partidas que se han contabilizado.
44.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los
asientos.
45.
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
46.
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los
libros.
47.
PARAGRAFO. Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los
libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos
no se hayan cometido los actos prohibidos por este articulo.
48.
Art. 129. Inventario de mercancías. El control de las
mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben
contener, por unidades o grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos:
49.
1. Clase y denominación de los artículos.
50.
2. Fecha de la operación que se registre.
51.
3. Numero del comprobante que respalda la operación asentada.
52.
4. Numero de unidades en existencia, compradas, vendidas,
consumidas, retiradas o trasladadas.
53.
5. Existencia en valores y unidad de medida.
54.
6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido,
retirado o trasladado.
55.
7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que
resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas
en las tarjetas de control.
56.
En todos los casos cuando en los procesos de producción o
transformación se dificulta el registro por unidades, se hará por grupos
homogéneos.
57.
Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de
mercancías para la venta, el cual contendrá una relación detallada de las
existencias con indicación de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y
diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse
por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados
en registros auxiliares.
58.
Dicho inventario debe ser certificado por contador público para
que preste mérito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal
efecto.
59.
PARAGRAFO. Cuando el costo de ventas se determine por el juego de
inventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los datos
señalados en los numerales 5, 6 y 7 de este artículo. _
60.
Art. 130. Libro de accionistas y similares. Los entes
económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de
sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos
de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios
para identificar adecuadamente cada movimiento.
61.
Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro,
registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.
62.
Art. 131. Libros de actas. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes
económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos
colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe
distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y
continua para cada uno de ellos.
63.
Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por
la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario
pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se
trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional
debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere
designado para el efecto.
64.
Art. 132. Corrección de errores. Los simples
errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la
página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico
que permita evidenciar su corrección.
65.
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos
la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la
anotación con indicación de su nombre completo.
66.
Art. 133. Exhibición de libros. Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se
debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del
ente económico, en presencia de su propietario o de la persona que este hubiere
designado expresamente para el efecto.
67.
Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para
establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias
de cada establecimiento, la exhibición se debe efectuar en el lugar donde
funcione el mismo, si el examen hace relación con las operaciones del
establecimiento.
68.
Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya
exhibición se decreta, se tendrán como probados en su contra los hechos que la
otra parte se proponga demostrar, si para los mismos es admisible la confesión,
salvo que aparezca probada y justificada su pérdida, extravió o destrucción
involuntaria.
69.
Si al momento de practicarse la inspección los libros no
estuvieren en las oficinas o establecimiento del ente económico, este puede
demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres días
siguientes a la fecha señalada para la exhibición. En tal caso debe presentar
los libros en la oportunidad que el funcionario señale.
70.
En la solicitud de exhibición parcial debe indicarse:
71.
1. Lo que se pretende probar.
72.
2. La fecha aproximada de la operación.
73.
3. Los libros en que, conforme a la técnica contable, deben
aparecer registradas las operaciones.
74.
En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los
comprobantes y soportes del asiento que se examine.
75.
La exhibición y examen general de los libros y papeles de un
comerciante previstos en el articulo 64 del Código de Comercio también
procederá en el caso de la liquidación de sociedades conyugales, cuando uno o
ambos cónyuges tengan la calidad de comerciante.
76.
Art. 134. Conservación y destrucción de los libros. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los
libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de
las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con
sus operaciones.
77.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben
conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el
cierre de aquellos o la fecha del ultimo asiento, documento o comprobante. No
obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico,
pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades
comerciales debe conservar los libros y papeles por e] término de cinco (5)
años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
78.
Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de
destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de
Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de
prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles
destruidos.
79.
Art. 135. Pérdida y reconstrucción de los libros. El ente
económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravió
o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en
caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se
hallaban registrados, si fuere el caso.
80.
Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis
(6) meses siguientes a su pérdida, extravió o destrucción, tomando como base
los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados
financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se
consideren pertinentes.
81.
Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir
la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha
de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
82.
Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos,
a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se
debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.
